“企业采购管理办法”

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第一条申请

1 .申请根据库存管理标准、材料费预算，参考库存情况制作委托书，逐项注明材料名称、规格、数量、诉求日期及观察事项，经本公司主管审查后按规定阶段性核准和编号，最后发送采购部门。

2 .与使用日相同来源的物品材料，可以通过单一多品种的方法提交申请。

3 .在特殊情况下需要根据紧急申请处理的，可以在“采购委托书”“备注”栏中注明原因，用紧急品发送。

4 .总务用品由物管部门根据每月实际消费情况，考虑库存条件，填写《委托书》处理申请。

5 .下列总务性物品不列清单，可以在《总务用品申请书》中委托总务部门处理。 例如，贺奎用物品。 接待用品。 小额购买的资料，如书、名片、文具、报告等。

第二条批准权限申请批准权限规定如下

第三条采购规定

1 .内购由国内采购部门负责，外购由海外采购部门负责，其进口事务由业务部门负责。 要购买重要的资料，总经理或经理需要直接与供应商或代理商谈判。 对于特殊材料，必要时由经理或总经理指派负责人或指定部门协助采购。

2 .采购部门根据材料的采用和采购特点，选择最有利的方法进行采购。 例如:

(1)集中计划采购)对具有共性的材料，制定集中计划进行采购。 经核物质项目，通知各申请部门提交申请计划，并报告采购部门定期集中处理。

(2)长时间报价采购)对于经常采用且采用量大的材料，采购部门应当事先选定厂家，协商长时间的供应价格，报批准后，通知各采购部门根据需要提交采购申请。 3 .采购部门根据采购地区、材料特点和市场供需情况，对材料采购工作期限进行分类制定，并通知各相关部门。

第四条国内采购工作

1 .价格

)1)采购员收到“委托书(内购)”后，根据请购若干事项的缓急，参考市场行情、过去的采购记录或厂家方提供的报价，严格挑选3家以上的供应商以价格为对象。

)2)报价规格与委托单位要求略有不同或为代用品时，买方核查相关资料并在《委托书》中注明，经主管批准后，提交招聘部门或申请部门观察。

(3)惯例的超额供货者)例如，最低采购量超过申请量的，采购负责人应当在谈判后在委托书的“询价记录栏”中注明，并报主管批准。

4 )关于厂家的报价资料，负责人必须深入整理分解，通过电话等方法与厂家协商。

)5)采购部门收到申请部门的紧急采购口头要求后，主管应立即指定负责人先行进行询价、谈判，收到申请后按常规采购程序优先处理。

2 .提交批款

)1)询价完成后，采购员必须在“询价”上详细填写询价或谈判结果，编制“订货制造商”、“交货期”和“报价单的比较有效期限”，经主管批准，并根据采购批准权限提交批准。

(二)采购审批权限。

3 .订购

)1)采购员收到批准的“委托书”后，向生产厂家寄送“订货单”，电话明确交货日期，要求供应方在“发货单”上注明“委托书编号”和“包装方法”。

)分批交货时，采购员必须在“委托书”上加盖“分批交货”一章进行识别。

)3)采购人采用临时借款采购时，在《采购委托书》上加盖“临时借款采购”一章进行识别。

4 .进度控制

(1)国内采购部门可以分为询价、订货、交货三个阶段，根据《采购进度管理表》管理采购工作的进度。

)2)采购人未能按既定进度完成采购时，编制《采购延误情况表》，注明“异常原因”及“预计完成日期”，经主管指示转交给采购委托部门，配合采购委托部门拟定解决方案。

5 .整理和支付文件

)1)到货后，物流管理部门将“委托书”与“材料检验报告表”(其“材料检验报告表”的免签部分须在接收单据上加盖“免签材料检验报告表”的章)一同送交采购部门，并与单据进行核对。 确认无误后，发送到会计部门。 会计部门在结算前，必须办理好支付手续。 对于分批接收，“申请”会计师必须在首次接收后将其发送至会计部门。

2 )所购材料需要接受试用检验的，预约合同一部分，按合同规定支付，未预约合同一部分的，按采购部门批准的支付条件支付。

)3)在短交货期内，等待补货的，由申请部门根据实际收获数量整理后支付。

4 )超交付只有接到主管的指示，才能按实收数量支付。 否则，将按原订单数支付。

第五条海外采购工作

1 .价格

)1)采购部门根据“采购申请(采购)”的诉求紧急整理，根据供应商报价，参考市场行情及以往的询价记录，通过电话(传真)方法向3家以上的供应商询价。 除特殊情况(例如独家制造或代理等理由)外，应在“申请(采购)”中注明。 在此基础上进行比价、拆解和谈判。

)2)申请材料规范多而繁杂的，采购部门应附上各供应商报告的材料主要规范并在观察上签字，然后委托采购部门进行确认。

2 .提交批款

(一)价格、谈判完成后，由采购部门填写“委托书”，制作“订单制造商”、“预定发货日期”等，与制造商方面的报价一起送交采购申请部门按照采购审批手续申请批准。

)2)批准权限

①进货金额在8000元以下的，由经理批准。 ②进货金额超过8000元的，由总经理批准。

)3)采购项目经批准后，如发生采购数量、金额等变更，请购部门应按照新情况要求的程序重新申报。 但是，如果变更后的批准权限低于原批准权限，则按照原步骤申请批准。

3 .订购

)1)《采购委托书(采购)》经申报批退回采购部门后，向供应商下单，办理各项手续。

2 )需要与供应商签订长期合同时，采购部门应当按照采购批准程序批准签字和代理拟定的长期合同后再办理。

4 .进度控制

)采购部门按照《采购申请(采购)》和《采购管理表》管理采购工作的进度。

2 )采购部门在各项工作进度落后的情况下，自行开具“进度异常反应单”，注明异常的原因和解决办法，修改进度后通知申请部门。

)3)采购部门发现采购“装船日期”有延误时，应主动联系供应商督促，开立“进度异常反应单”注明异常原因和解决办法，并通知采购部门，按照采购部门的意见处理。

第六条价格质量探讨

1 .价格讨论

(一)采购部门经常调查主要材料市场的行情，建立供应商的资料，作为采购及价格审查的参考。

)2)采购部门对公司内各企业事业部所列重要材料提供市场行情资料，作为材料库存管制及核定价格的参考。

2 .质量研讨采购公司研讨公司内部采用的材料的质量，制作完善的资料以备审查。

3、异常解决审查工作中发现异常情况时，采购公司审查部门应当填写《采购事务意见反应解决表》，并通知有关部门解决。 第七条本办法经总经理批准实施，修改也一样。